Wydział Obsługi Administracyjnej i Informatycznej

Wybierz interesujący Cię temat z menu.

Do zadań Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej należy:

1) prowadzenie ewidencji pieczęci, tablic urzędowych;
2) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku miasta;
3) zabezpieczenie pomieszczeń biurowych i ich właściwe wyposażenie w sprzęt, maszyny biurowe, kancelaryjne oraz w środki czystości;
4) planowanie i realizacja zakupów inwestycyjnych, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania na potrzeby Urzędu;
5) opracowywanie planów modernizacyjnych i remontów w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad ich wykonawstwem;
6) zabezpieczenie mienia Urzędu;
7) prowadzenie książek obiektów budowlanych Urzędu;
8) naprawa sprzętu i przedmiotów będących na wyposażeniu komórek organizacyjnych;
9) zabezpieczenie potrzeb Prezydenta Miasta i Urzędu w zakresie transportu osobowego;
10) dokonywanie prenumeraty prasy, dzienników urzędowych, wydawnictw fachowych, prowadzenie rejestru zasobów bibliotecznych;
11) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją sieci telefonicznej Urzędu;
12) organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynkach Urzędu oraz w ich obrębie;
13) współpraca w wykonywaniu zadań związanych z obroną cywilną miasta;
14) uczestniczenie w pracach dotyczących przeprowadzania wyborów i referendów;
15) administrowanie obiektem „Przystań Miejska”, a także prowadzenie ewidencji tego obiektu;
16) obsługa administracyjna słupów ogłoszeniowych stanowiących własność gminy we współpracy z Zarządem Dróg i Utrzymania Miasta w Tomaszowie Mazowieckim;
17) wykonywanie całokształtu zadań związanych z administrowaniem nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy Pl. Kościuszki 24 oraz organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku wokół nieruchomości położonej przy ul. Św. Antoniego 55;
18) prowadzenie Kancelarii Ogólnej, do zadań której należy w szczególności przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja oraz przekazywanie korespondencji, a także obsługa centrali telefonicznej i faksu;
19) prowadzenie Punktu Informacyjnego, do zadań którego należy w szczególności zapewnienie podstawowej obsługi obywateli w ich kontaktach z Urzędem (informacja o zakresie kompetencji komórek organizacyjnych Urzędu, o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania poszczególnych spraw);
20) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi w formie elektronicznej kartoteki ilościowo-wartościowej środków trwałych;
21) okresowe uzgadnianie zapisów w księgach inwentarzowych środków trwałych prowadzonych w Wydziale z zapisami w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej w Wydziale Finansowo-Księgowym;
22) oznaczanie środków trwałych ujętych w księgach inwentarzowych środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych ujętych w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w Wydziale;
23) prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych będących w użytkowaniu Urzędu i objętych ewidencją bilansową Urzędu oraz księgi inwentarzowej obcych pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi;
24) prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych niskocennych użytkowanych przez komórki organizacyjne i ujętych ewidencją pozabilansową Urzędu; 25) okresowe uzgadnianie zapisów w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w Wydziale z zapisami w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej przez Wydział Finansowo-Księgowy;
26) okresowe uzgadnianie z komórkami organizacyjnymi stanu wyposażenia pomieszczeń w pozostałe środki trwałe;
27) wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych OT w zakresie przychodu środków trwałych, których nabycie lub wytworzenie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
28) wnioskowanie o likwidację zużytych lub zniszczonych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
29) wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych PT i LT w zakresie rozchodu środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
30) przyjmowanie pisemnych zgłoszeń dotyczących przemieszczenia środków trwałych i pozostałych środków trwałych pomiędzy użytkownikami lub komórkami organizacyjnymi;
31) wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych MT dokumentujących zmianę miejsca użytkowania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego;
32) sprawowanie nadzoru w zakresie gospodarki majątkowej;
33) uczestniczenie w rozliczeniu inwentaryzacji;
34) prowadzenie dokumentacji dotyczącej indywidualnej odpowiedzialności materialnej za powierzony majątek;
35) bieżące uaktualnianie danych ewidencyjnych m.in. w oparciu o wyniki inwentaryzacji, protokoły kasacyjne i zgłoszenia przemieszczeń majątku.
2. W ramach Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej funkcjonują Zespół Informatyków, którego pracą koordynuje wyznaczony pracownik zespołu oraz Archiwum Zakładowe. Kierownik Archiwum Zakładowego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej.